Organisationsmanagement (Aufbauorganisation) 3

Instrumente der Aufbauorganisation
Organisation ist ein künstliches Gebilde, das erst durch die bewusste Gestaltung des Menschen (= organisieren) entsteht. Instrumente unterstützen die Planung, Realisation und Erhaltung einer Organisation. Durch sie soll die Organisation möglichst effizient, schnell und kostengünstig erfolgen.

Instrumente: 
Stellenbeschreibung, Organigramm, Funktionendiagramm, Ablaufdiagramm, Kommunikationsdiagramm

Organigramm:
- Rechteck = Leistungsstelle
- Kreis = Stabsstelle

Stellenbeschreibung:
Eine Stellenbeschreibung (auch Arbeitsplatzbeschreibung oder engl. job description) ist eine personenneutrale schriftliche Beschreibung einer Arbeitsstelle hinsichtlich ihrer Arbeitsziele, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen. Die Inhalte von Stellenbeschreibungen variieren in Literatur und Praxis sowie zwischen Unternehmen. Die Formulierung soll klar, einfach und unmissverständlich sein und kann insbesondere folgende Angaben enthalten:
- Einordnung der Stelle in die Unternehmensorganisation
- Stellvertretung
- Beschreibung der Tätigkeiten:
  - Zielsetzung (Hauptaufgabe) der Stelle
  - Aufgaben (Führungsaufgaben, Fachaufgaben, besondere Aufgaben und personenbezogene Aufgaben)
  - Kompetenzen und Pflichten
  - Anforderungen an den Stelleninhaber
  - Zusammenarbeit mit anderen Stellen
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Leistungskriterien / Messpunkte für Messung der erwarteten Leistungsstandards
- Sachlich-organisatorische Angaben (z. B. Verteiler, nächste Überprüfung, Unterschriften)

An der Ausgestaltung einer Stellenbeschreibung sollten Betroffene beteiligt werden. Die Ausarbeitung wird üblicherweise mit den Unterzeichnungen des Erstellers, des Stelleninhabers sowie seines Vorgesetzten abgeschlossen. Stellenbeschreibungen sollten nur so lange Bestand haben, wie sie die Realität widerspiegeln, da sie einen augenblicklichen Zustand beschreiben. Professionelle Stellenbeschreibungen enthalten Hinweise zur Leistungserwartung, die den Vorgesetzten und den Stelleninhabern eine objektive Grundlage für die Leistungsbeurteilung bieten. Diese werden zur Formulierung von Anforderungsprofilen verwendet.

Funktionendiagramm:
Es ordnet die einzelnen Aufgaben den beteiligten Stellen und die entsprechende Kompetenz in Form einer zweidimensionalen Matrix zu. Das Funktionendiagramm verknüpft die Prozesse der Ablauforganisation mit den Strukturen der Aufbauorganisation.
- Verknüpfung von Organigramm und Aufgabengliederung
- Vorteil: Gesamteindruck von Aufgaben/Kompetenzen/Verantwortung
- Nachteil: viele Kürzel, Unübersichtlichkeit